Instructions relatives aux conflits d’intérêts – Comités des prix et récompenses

A. Récusation pour cause de nomination

• Un(e) membre du comité qui nomine ou fournit une lettre de recommandation pour une ou plusieurs personnes pour un prix relevant de la compétence de son comité doit se récuser de toutes les délibérations, évaluations et décisions liées à ce prix pendant le cycle de remise des prix en cours.

B. Les membres du comité ne peuvent pas être candidat(e)s

• Un(e) membre du comité ne peut pas simultanément siéger au comité et être candidat(e) à un prix. S’il/elle est nommé(e), il/elle doit démissionner officiellement du comité avant que le bureau de la SMC puisse considérer la nomination comme acceptée.

C. Nominations redirigées ou renouvelées

• Si une nomination est redirigée vers un autre prix ou reportée pour examen ultérieur, les dispositions relatives aux conflits d’intérêts restent en vigueur tant que la nomination reste active dans le cadre d’un processus de sélection supervisé par le comité.

D. Utilisation d’informations privilégiées

• Il est interdit aux membres du comité de partager ou d’utiliser des informations privilégiées obtenues dans le cadre de leur fonction au sein du comité dans un contexte autre que les fonctions officielles du comité, y compris, mais sans s’y limiter, le nombre de candidatures reçues, l’identité des candidat(e)s ou la force d’un dossier de candidature.
• Dès lors qu’un(e) membre du comité prend connaissance d’informations privilégiées concernant les candidatures dans le cadre d’un cycle de remise de prix donné, il/elle n’est plus habilité à soumettre, faciliter ou soutenir des candidatures, et il/elle ne peut lui/elle-même être candidat(e) dans le même cycle.
• La connaissance préalable des candidatures reportées des années précédentes ne crée pas en soi un conflit d’intérêts et n’empêche pas l’éligibilité à la candidature, à condition que le membre du comité n’ait pas accès à des informations confidentielles concernant les nouvelles candidatures ou la composition du groupe de candidat(e)s de l’année en cours.

E. Crainte raisonnable de partialité

• Un conflit d’intérêts existe non seulement dans les cas de conflits réels, mais également lorsqu’il existe une crainte raisonnable de partialité. Les membres doivent se récuser dans les situations où leur objectivité peut raisonnablement être remise en question, même s’ils/elles ne perçoivent pas personnellement de conflit.

F. Relations nécessitant la prudence

• Les membres du comité doivent se récuser lorsqu’ils/elles évaluent ou discutent des candidatures s’ils/elles ont ou ont récemment eu une relation personnelle, professionnelle ou institutionnelle étroite avec un(e) candidat(e) qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts réel ou perçu. Ces relations peuvent inclure, sans s’y limiter :
  • Collaborateur(trice)s ou coauteur(e)s de travaux universitaires (en particulier récents ou en cours),
  • Relations de supervision ou de mentorat (par exemple, directeur/trice de thèse/étudiant.e),
  • Emploi dans la même institution,
  • Relations familiales, amoureuses ou conflictuelles.

La prise en compte du temps peut aider à évaluer la pertinence d’une relation. Par exemple, les collaborations qui ont pris fin il y a plus de cinq ans ne donnent pas nécessairement lieu à un conflit, selon les circonstances.

G. Divulgation et consultation

• En cas d’incertitude, les membres doivent faire preuve de prudence en divulguant la relation ou le problème au président du comité. Le/la président(e), en consultation avec le/la directeur(trice) général(e) (ou, si le/la président.e est en conflit, le/la directeur.trice général.e agissant à sa place), déterminera si une récusation ou toute autre mesure est appropriée.
• Si un(e) membre estime qu’un conflit potentiel n’a pas été traité de manière adéquate, il peut soulever la question directement auprès du/de la directeur(trice) général(e) pour qu’il/elle l’examine plus en détail.