Le tableau suivant décrit le processus de communication et coordination entre la SMC, l’étudiant et le surveillant de l’étape de préparation jusqu’aux étapes à suivre après l’examen.
| Phase | La SMC doit... | L'étudiant.e doit... | Le surveillant ou la surveillante doit... |
|---|---|---|---|
| Préparations | Envoyer l’invitation et les instructions à l’étudiant.e. | Lire les informations reçues et décider de participer ou non. | |
| Trouver un enseignant ou un administrateur scolaire pour être surveillant. | Accepter d’être surveillant. | ||
| S’inscrire en utilisant le formulaire d’inscription des étudiants. | S’inscrire en remplissant le formulaire d’inscription des surveillants. | ||
| Ajouter l’étudiant à la liste de participants. Vérifier si le surveillant choisi est admissible. | |||
| Envoyer par courriel le livret d’étudiant pour le concours. | Recevoir et imprimer le livret en préparation pour le concours. | ||
| La journée de l’examen | Activer le lien de l’ensemble de problèmes pour le surveillant. | Utiliser le lien de téléchargement 15 minutes avant le début de l’examen pour obtenir le fichier PDF des problèmes officiels. Imprimer le document PDF. | |
| À l’heure de démarrage, donner à l’étudiant l’ensemble de problèmes et le livret d’étudiant. Le papier brouillon est permis, mais ne sera pas noté. | |||
| Écrire l'examen en s’assurant de noter toutes ses solutions dans le livret d’étudiant. | Surveiller l’étudiant durant l’examen entier. | ||
| Remettre le livret d’étudiant au surveillant. L’étudiant peut garder l’ensemble de problèmes s’il ou elle veut. | Recevoir le livret d’étudiant de son étudiant. | ||
| Scanner (de préférence) ou prendre une photo de chaque page du livret d’étudiant et le sauvegarder en fichier PDF. | |||
| Téléverser les scans à la SMC pour la correction. Garder l’original jusqu’à ce que la SMC confirme la réception du document. | |||
| La journée suivante | Recevoir les scans du surveillant. Vérifier que le document est lisible et complet. | ||
| Envoyer un courriel à l’étudiant et au surveillant pour accuser réception du travail. | Rendre (si l’on désire) la copie originale de l’examen à l’étudiant. | ||
| Pendant le mois de mars | Noter les examens de tous les participants. Déterminer les résultats. | ||
| Envoyer un courriel à l’étudiant et au surveillant pour les informer des résultats. |
